Google Workspace против Microsoft 365 – все за и против облачного решения

2020 год оказался непростым для нас всех. Подавляющему большинству пришлось работать из дома, из-за чего особенно вырос спрос на приложения и программы, способные быстро и оперативно отвечать на требования нового времени. По этой причине Google объявил о выпуске "Google Workspace", которая является улучшенной версией G Suite. Обновленная версия позволяет более продуктивно и эффективно работать на удаленке и даже вести свой бизнес. Из чего следует вопрос, а что лучше – Google Workspace или Microsoft 365?

Об этом высказался Хавьер Солторо, руководитель Google Workspace, – он объяснил преимущество нынешнего продукта не только перед конкурентом, но и в сравнении со своей прошлой версией, G Suite. И если последнее, заодно с Microsoft 365, изначально служило для оптимизации офисной работы, то Google Workspace предлагает улучшенные варианты, когда работа из офиса вынужденно переходит в удаленный, домашний, режим. Главное отличие между офисом и удаленкой – в последней особенно важны качественные IT-технологии, позволяющие легко и эффективно связываться с другими сотрудниками, надежно хранить и быстро передавать данные и т.п. Давайте же разберемся, что всё-таки лучше – Google Workspace или Microsoft 365.

GoogleWorkspaceи Microsoft 365 – в чем разница и какие преимущества каждой для развития бизнеса?

В первую очередь, разница, конечно же, в производителях. GoogleWorkspace (ранее известная как GSuite) является продукцией Google AI и представляет собой комплекс облачных приложений, позволяющих максимально эффективно работать как индивидуально, так и в команде, и при этом производительность программ не страдает совершенно.

Из названия понятно, чьим детищем является Microsoft 365, которая ранее именовалась как Office 365. Она представляет собой облачное хранилище OneDrive, а также комплекс разнообразных программ из пакета Microsoft Office, которые включают в себя расширенные настройки безопасности и обеспечение эффективной удаленной работы.

Давайте же разберем по пунктам, какой из продуктов окажется выгоднее и качественнее для ведения собственного бизнеса. Всего будет несколько параметров – в их числе, конечно же, стоимость продуктов и их версий, качество безопасности, возможность интеграции с другими приложениями и т.д. Сравнив по каждому из критериев, в конце статьи сделаем выводы, кто впереди планеты всей и в чью пользу нужно сделать выбор.

В GoogleWorkspace представлено на выбор несколько планов, в зависимости от требований и нужд бизнеса.

Так, например, план Business Plus станет прекрасным вариантом для малого и среднего бизнеса с продвинутыми возможностями. Однако для тех компаний, которые не желают отказываться от Drive, Docs или Meet и одновременно с тем стремятся придерживаться собственной системы электронной почты и иных приложений, советуем обратить внимание на Essentials – стоит он всего 8 долларов в месяц с каждого пользователя, не такая уж и большая сумма. Что касается крупных корпораций, то они явно оценят по достоинству разнообразие дополнительных функций по улучшению производительности и совместной работы, а также наивысшую степень безопасности хранения данных.

Что же касается Microsoft365, здесь система цен немного сложнее, так как они меняются каждый год, а порой даже месяц. Однако, справедливости ради, стоит отметить, что у них есть весьма интересные и выгодные функции, особенно, в разряде видеоконференций, к которым могут присоединяться до 250 человек, независимо от пакетов и планов участников.

Итог: в данном критерии лавры победителя уверенно берет себе Google Workspace, так как в ней есть важные для удаленной работы функции, которых нет у конкурента – например, бизнес-эмейла нет в базовом тарифе Microsoft 365. Хочется добавить также, что у нашего победителя есть также система неограниченного облачного хранилища, которая особенно важна для обеспечения комфортной и эффективной удаленной работы.

Приложения для повышения производительности: текст, презентации, видеосвязь и не только

1. Обработка текста

Во времена самоизоляции и свирепствования COVID-19 каждый хоть раз сталкивался с GoogleDocs, который оказался весьма удобен и практичен не только для бизнеса, но также для школ и вузов. Главное преимущество Google Docs заключается в том, что с одним файлом могут взаимодействовать одновременно несколько человек. Процесс редактирования и рецензирования документа значительно проще, чем в конкуренте от компании Microsoft, и Google Docs не создает десятки версий одного и того же файла. Любопытно, что в Google Workspace функции Docs расширились: теперь, если навести курсор на связку нескольких документов, откроется встроенное окно, что весьма удобно.

Ну, о MicrosoftWorld не знает разве что ленивый – все важные документы зачастую просят именно в формате .doc, который доступен при редактировании и создании файла именно в данной программе на локальном компьютере. Теперь появилась даже мобильная версия приложения, доступная как на iOS, так и на Android, что позволяет открывать файлы, даже будучи далеко от ПК. Примечательно, что MS Word замечательно интегрируется с другими приложениями разработчика и позволяет легко и просто обрабатывать текстовые файлы.

Итог: Тут уж однозначного победителя нет и быть не может – все зависит от конкретной задачи и нужд компании. Если требуется обеспечить эффективную удаленную работу нескольких сотрудников или даже команд, то ваш выбор определенно Google Docs. Интересно, что здесь можно даже настроить параметры безопасности и доступа к определенному файлу – например, это удобно для проведения тестирования или заполнения анкет. Однако если предприятие построено, в основном, на продукции MS Office, то рекомендуем всё-таки обратить внимание на старый добрый Word. Хотя предназначен он для работы с локального устройства и представляет широкие возможности редактирования одним человеком.

2. Электронные таблицы

В Google Таблицах особенно ярко выражены особенности облачного хранилища – данные могут храниться там, не засоряя память локального устройства. Что интересно, они позволяют сотрудничать в режиме реального времени, а работа каждого пользователя, имеющего дело с конкретным файлом, будет удобно помечена определенным цветом. Также здесь есть возможность оставлять комментарии к изменениям для других пользователей. Единственное, что требуется для Google Таблиц – доступ в Интернет. Их можно редактировать по своему усмотрению, открывать доступ определенным людям или, наоборот, обезопасить данные так, чтобы их никто, кроме вас, не мог изменять.

Как и в случае с MS Word, Microsoft Excel на слуху у каждого, а обращаться с ним учат еще со школьной скамьи. Как ни печально, но старые версии программы могут некорректно работать совместно с Google Таблицами, а вот с иными продуктами MS Office (Word, PowerPoint и т.п.) Excel работает на "ура". В приложении доступно более 60 шаблонов, позволяющих делать разнообразные таблицы, диаграммы, строить графики и иные наглядные отчеты.

Итог: Как и в случае с обработкой текста, все зависит от конкретных задач и потребностей компании. С Google Таблицами удобно работать, если требуются только самые базовые опции и совместная работа нескольких сотрудников или команд должна проходить здесь и сейчас. Все, что для этого нужно – учетная запись Google, которая сейчас есть у каждого пользователя ПК. По сравнению с Google Таблицами Excel несколько сложен в использовании, однако при требующейся интеграции с иными приложениями продукции Microsoft и эффективной вычислительной системы данных смело выбирайте его.

3. Презентации

GoogleSlides станет отличным выбором для совместной работы над презентациями – каждый из пользователей может вносить в проект свою лепту, комментировать внесенные изменения и обсуждать с товарищами дальнейшие действия. Удобно, что все изменения и данные находятся в облачном хранилище Google Диска и не занимают места на жестком диске компьютера. Все, что требуется для работы с Google Slides – хороший доступ в Интернет и наличие учетной записи Google, иными словами, требования самые минимальные. Из минусов стоит отметить ограниченный выбор функций в анимациях и переходах.

Его конкурентом в среде Microsoft стал широко известный всем PowerPoint. Богатый функционал приложения позволяет сделать шикарнейшую работу с презентациями на персональном компьютере – с переходами, анимациями и другими интересными "украшениями". Однако при открытии такой презентации в Online-версии продукта, увы, все эти красоты будут отсутствовать. Преимуществом перед Google Slides является разнообразие шаблонов, которое позволяет делать красочные и весьма эффектные презентации, например, для наглядной демонстрации продукта и других бизнес-планов.

Итог: Как мы видим, обе программы имеют свои плюсы и минусы, а потому здесь тоже многое зависит от требований к презентациям. Если компании нужны первоклассные анимации и завораживающие презентации, то советуем остановить свой выбор на MS PowerPoint. Однако если весь этот "абажур" не требуется, а для команды гораздо важнее работать сообща, пусть и с базовыми опциями, то для них будет выгоден Google Slides.

4. Деловая электронная почта

В данной сфере продуктом от Google Workspace является популярный онлайн-сервер Gmail, с которым уже хорошо знакомы миллионы людей на планете. Уже с базовым тарифом у пользователей есть внушительное количество возможностей, особенно, если речь идет о малом и среднем бизнесе – 30 Гб облачного хранения на Диске. К письму можно прикреплять файлы, чей объем составляет не более 25 Мб, однако даже тут можно обойти запрет, если просто указать в послании ссылку на Диск. В день можно отправить не более 2000 писем, а принять – 86400.

Ответ деловой почты от Microsoft 365 – MSOutlook. В первую очередь, стоит отметить хорошую интеграцию с иными приложениями от производителя, в их числе Word, Excel и иные программы. Размещен Outlook в почтовом ящике, чей объем составляет 50 Гб, а в день можно отправить до 5000 писем. Доступ к учетным записям почты автономен и не требует подключению к Интернету. Одно из главных преимуществ заключается в том, что в Outlook есть возможность сортировки писем по дате, отправителю и прочим критериям.

Итог: Не спорим, у Gmail значительно более удобный и интуитивно понятный даже самому неуверенному новичку интерфейс, однако данная деловая почта подойдет, скорее, малым и средним предприятиям, нежели крупным корпорациям. В Gmail высокая производительность, позволяющая быстро и эффективно обеспечивать связь между сотрудниками, но в ней нет, в отличие от Outlook, возможности управлять почтовым ящиками других пользователей, календарей и других функций. Также в ней нет возможности записаться на прием, и, если для вашего бизнеса такая опция важна (например, для частных клиник), то советуем обратить внимание на Microsoft Outlook.

5. Видеоконференции и видеосвязь

Приложение для совершения видеозвонков от Google Workspace называется GoogleMeet (ранее GoogleHangouts). В последнем обновлении разработчики сделали все таким образом, что позвонить можно прямо из Gmail, поэтому создавать отдельный значок для видеосвязи нет необходимости – все сделано для удобства пользователей и обеспечения надежной связи сотрудников. Участвовать в конференции может до 250 человек, а смотреть трансляции до 100.000 зрителей. Интересно, что звонки также можно настроить при помощи Google Календаря. Также есть возможность сделать запись конференции и сохранить ее в облачное хранилище на Диске, если потребуется – такая функция удобна, например, для онлайн-школ при проведении онлайн-занятий и обеспечения доступа к его записи тем участникам, которые не смогли быть в эфире, но могут просмотреть запись в офлайн-режиме.

За организацию видеоконференций в Microsoft 365 отвечает MicrosoftTeams, позволяющее подключать к трансляции до 250 участников – и совершенно не имеет значения, какой пакет и тариф у каждого пользователя. Здесь есть возможность интегрировать иные приложения из серии Microsoft 365. Участники видеочатов могут одновременно использовать экраны для демонстраций или включать видео в реальном времени, что особенно удобно при проведении уроков, мастер-классов или для разнообразия совещаний. Также можно загружать документы и файлы прямо в чат, а определенные команды позволяют пользователю создавать комнату для обсуждений и приглашать туда конкретных людей – это удобно тем, что в обсуждение не смогут вмешиваться неприглашенные.

Итог: В чем преимущество Google Meets перед Microsoft Teams - в ней есть возможность приглашать в видеочат людей, у которых нет учетной записи и аккаунта Google. Если же она у них есть, встречи автоматически отмечаются в Календаре, сама же Google Meets гораздо проще и удобнее в использовании. Существенный минус в MS Teams заключается в том, что для присоединения к видеоконференции у пользователя должна быть подписка на Microsoft 365.

Планирование совместной работы и ее возможности

GoogleWorkspace позволяет работать прямо здесь и сейчас, в режиме реального времени, обеспечивая при этом легкую и комфортную работу сразу нескольких участников. И совершенно не имеет значения, работают люди с документом или конкретным слайдом! Приглашать к участию в работе других пользователей можно по ссылке в электронной почте, а редактирование документов всегда сопровождается комментариями, кто, когда и какие изменения внес в файл.

Главное преимущество Microsoft 365 в ее распространенности и популярности – ей отдают предпочтения крупные корпорации, так как многие персональные компьютеры имеют операционную систему Windows от компании Microsoft. Отдельно стоит отметить, что в некоторых программах – Word, Excel, PowerPoint – широкий функционал возможностей, позволяющих создавать интересные презентации и разнообразные документы, что недоступно в Workspace, которая ориентирована на сотрудничество, нежели на качество файлов.

Итог: Как и в предыдущих пунктах, выбор стоит делать в зависимости от требований бизнеса, ведь у каждой из сторон есть свои недостатки и достоинства. Так, если для бизнеса более важна слаженная командная работа, то лучше выбирать Google Workspace, и, наоборот, – если требуются высококлассные документы, то ваш выбор определенно Microsoft 365.

Простой интерфейс и использование

В GoogleWorkspace интуитивно понятный интерфейс, позволяющий легко и эффективно работать с разными командами – добавлять разными средствами (через ссылки и другие приглашения) пользователей для совместной работы и не только. Особенно важным моментом является тот факт, что всякий документ сохраняется автоматически в облачное хранилище Google Диска, даже если файл безымянный.

Что уж и говорить о Microsoft 365, об их приложениях знают даже школьники, не говоря уже о том, что Word, Excel, PowerPoint и другими программами пользуются большие корпорации. Однако именно богатое разнообразие функционала может сбивать с толку начинающего пользователя, которому требуются лишь базовые опции.

Так кто же в выигрыше – GoogleWorkspace или Microsoft 365?

Окончательного ответа нет – везде есть свои преимущества и недостатки. Однако для продвижения малого бизнеса и комфортной работы всех участников процесса, все-таки считаем лучшим Workspace. Почему?

• Есть возможность создавать документы Google и MicrosoftOffice, чего нельзя сделать в Microsoft 365. Для создания базовых документов этот вариант идеален, однако нужно иметь в виду: чем дальше в лес, тем больше дров. А потому чем выше функциональность, тем меньше совместимость между продуктами Google и Microsoft.
• Для удаленной работы Google Workspace, бесспорно, является лучшим вариантом, потому что он позволяет осуществлять работу нескольких человек или команд в режиме реального времени. Никаких сложностей в использовании здесь нет, все делается буквально по паре кликов мышки.
• Важным преимуществом является хранение данных в облаке, а не на жестком диске компьютера. Во-первых, таким образом документы Google не занимают лишнего места непосредственно в памяти ПК, а во-вторых, присутствует функция автосохранения в облачном хранилище.
• При хорошем подключении к Интернету, в Google Workspace есть возможность без особого труда переключаться между приложениями, а понятный интерфейс делает работу в радость, а не в тягость.
• Отдельно хочется добавить вполне очевидный, но удобный пункт – за счет приложений Google Workspace можно легко регулировать работу с нескольких устройств, независимо от операционной системы.

Что касается Microsoft 365, то он, скорее, подходит для крупных корпораций и компаний, где более важно качество продуктов, нежели взаимодействие между сотрудниками. Именно в расширенных функциях и заключается главное преимущество Microsoft перед приложениями Google.

Источник